งานเลขานุการผู้บริหาร- วางแผนและจัดตารางนัดหมายของผู้บริหาร (ประชุมภายใน–ภายนอก, นัดลูกค้า, เยี่ยมหน้างาน ฯลฯ)
- เตรียมเอกสารประกอบการประชุม / งานนำเสนอ เช่น รายงาน สไลด์ PowerPoint และข้อมูลประกอบการตัดสินใจ
- บันทึกการประชุม (Minutes of Meeting) ติดตามงาน (Follow up) และสรุปสถานะงานให้ผู้บริหารทราบ
- กลั่นกรองเอกสารที่ต้องเสนอผู้บริหารลงนาม เช่น สัญญา ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ เอกสารอนุมัติต่าง ๆ
- ประสานงานการติดต่อระหว่างผู้บริหารกับหัวหน้าแผนก พนักงาน ลูกค้า และคู่ค้า
งานธุรการสำนักงาน (Admin)
- ดูแลเอกสารเข้า–ออกของบริษัท จัดเก็บแฟ้มเอกสารทั้งแบบกระดาษและไฟล์ดิจิทัลให้เป็นระบบและค้นหาได้ง่าย
- พิมพ์เอกสาร หนังสือราชการ จดหมายโต้ตอบ และแบบฟอร์มต่าง ๆ ของบริษัท
- ดูแลสต็อกอุปกรณ์สำนักงานและของใช้พื้นฐาน ประสานงานจัดซื้อของใช้สำนักงานตามที่ได้รับอนุมัติ
- จัดเตรียมห้องประชุม อุปกรณ์ และเอกสารประกอบ ก่อน–หลังการประชุม
- รับ–โอนสายโทรศัพท์ และตอบอีเมลในเรื่องทั่วไป รวมถึงประสานงานเบื้องต้นกับลูกค้าและซัพพลายเออร์
การจัดการเอกสารและข้อมูลโครงการ (ถ้ามีงานโครงการ)
- รวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น สัญญาว่าจ้าง ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งมอบงาน (Handover)
- บันทึกข้อมูลโครงการ/ลูกค้า/สถานะงาน ลงใน Excel หรือระบบภายในบริษัทให้เป็นปัจจุบัน
- ประสานงานกับฝ่ายขาย / วิศวกร / ฝ่ายบัญชี ในการส่ง–รับเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
การจัดทำรายงานและสรุปข้อมูล
- จัดทำรายงานประจำสัปดาห์/ประจำเดือน เช่น รายงานตารางงานผู้บริหาร รายงานเอกสารเข้า–ออก รายงานสรุปงานธุรการ
- สรุปข้อมูลที่ผู้บริหารต้องใช้ประกอบการตัดสินใจ เช่น สรุปนัดหมาย สรุปโครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ (เบื้องต้น)
- ช่วยจัดทำ Presentation หรือเอกสารสรุปสำหรับใช้ในการประชุมผู้บริหาร / ลูกค้า
งานประสานงานภายในและกิจกรรมบริษัท
- ประสานงานระหว่างแผนกต่าง ๆ ให้ข้อมูล/แจ้งข่าวสารจากผู้บริหารไปยังพนักงานและหัวหน้าแผนก
- สนับสนุนการจัดกิจกรรมของบริษัท เช่น การประชุมใหญ่ กิจกรรมอบรมภายใน งานเลี้ยงประจำปี
- ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ผู้บริหารหรือผู้บังคับบัญชามอบหมาย
บริษัท ทริลเลียนอินดัสตรีส์ จำกัด
