Document Control - บริษัท ไอดีล ควอลิตี้ โซลูชั่นส์ จำกัด

หน้าที่หลัก

• ควบคุมและจัดระบบเอกสารโครงการ

  • จัดเก็บ ควบคุม และปรับปรุงสถานะเอกสารของโครงการทั้งหมดให้เป็นปัจจุบัน (Drawing, Specification, Contract, Method Statement, ITP, MOM ฯลฯ)

  • จัดทำระบบ Filing ทั้งแบบเอกสารจริงและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย ตรวจสอบย้อนกลับได้

• รับ-ส่ง และกระจายเอกสารระหว่างหน่วยงาน

  • รับเอกสารเข้า-ออกจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก (ผู้รับเหมา ผู้ว่าจ้าง ที่ปรึกษา ซัพพลายเออร์)

  • กระจายเอกสารไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องให้ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา

  • ติดตามสถานะการอนุมัติเอกสาร (Approval Status) และแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องเมื่อใกล้ครบกำหนด

• จัดการเอกสารด้านการเบิกจ่ายและงานธุรการโครงการ

  • รวบรวม ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสารเบิกจ่ายวัสดุ/ค่าใช้จ่ายต่างๆ ก่อนนำส่งฝ่ายที่เกี่ยวข้อง (จัดซื้อ/บัญชี)

  • ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อ คลังพัสดุ และบัญชี เพื่อให้ขั้นตอนเบิก-จ่ายเป็นไปตามระเบียบบริษัท

• ควบคุมเวอร์ชันและประวัติเอกสาร (Revision Control)

  • ควบคุมเลขที่เอกสาร (Document Numbering) และเวอร์ชันให้เป็นไปตามมาตรฐานโครงการ

  • จัดทำ Transmittal, Register/Log เอกสารเข้า-ออก และ Drawing/Document Register

• จัดทำรายงานและสรุปข้อมูล

  • จัดทำรายงานสถานะเอกสารประจำสัปดาห์/เดือนเสนอผู้บังคับบัญชา

  • สนับสนุนข้อมูลเอกสารประกอบการประชุมโครงการ (Site Meeting, Progress Meeting)

• สนับสนุนงาน Audit และการตรวจสอบ

  • จัดเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจสอบภายใน/ภายนอก (Internal/External Audit)

  • ดูแลให้การจัดเก็บเอกสารเป็นไปตามระบบมาตรฐาน (เช่น ISO) หากบริษัทมีการรับรอง

• งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

  • สนับสนุนงานธุรการทั่วไปของไซต์งาน ประสานงานระหว่างสำนักงานใหญ่และไซต์งาน

คุณสมบัติผู้สมัคร

การศึกษา

• วุฒิการศึกษาระดับ ปริญญาตรี. ขึ้นไป สาขาการจัดการ, สาขาวิศวกรรม หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

ประสบการณ์

• มีประสบการณ์งาน Document Control หรือธุรการโครงการ อย่างน้อย 1-3 ปี

• มีประสบการณ์ทำงานในไซต์ก่อสร้างหรือโครงการอุตสาหกรรมจะพิจารณาเป็นพิเศษ

ทักษะและความสามารถ

• มีความละเอียดรอบคอบ เป็นระบบ และมีวินัยในการจัดเก็บเอกสารสูง

• ใช้โปรแกรม MS Office (Excel, Word) ได้คล่องแคล่ว

• มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบ Document Control Software (เช่น Aconex, SharePoint, EDMS) จะพิจารณาเป็นพิเศษ

• มีทักษะการสื่อสารและประสานงานที่ดี สามารถทำงานร่วมกับหลายฝ่ายได้

• สามารถบริหารจัดการเวลาและทำงานภายใต้ Deadline ได้ดี

คุณสมบัติอื่นๆ

• สามารถประจำ Site งานตามที่บริษัทกำหนดได้

• มีทัศนคติที่ดี ขยัน อดทน และพร้อมเรียนรู้งานใหม่

• มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์/จักรยานยนต์ (หากจำเป็นต้องเดินทางระหว่างไซต์)