เจ้าหน้าที่ธุรการ ประจำสาขากรุงเทพ - Martensite Corporation Co., Ltd.

1. งานบริหารสำนักงาน (Office Administration)

• ดูแลความเรียบร้อยและสภาพแวดล้อมภายในสำนักงานให้พร้อมสำหรับการปฏิบัติงานอยู่เสมอ
• ดูแลและตรวจสอบทรัพย์สิน อุปกรณ์สำนักงาน และวัสดุสิ้นเปลืองของสาขา
• ประสานงานด้านงานธุรการและเอกสารกับสำนักงานใหญ่
• รับ–ส่งเอกสาร พัสดุ และหนังสือต่าง ๆ พร้อมจัดเก็บหลักฐานให้ตรวจสอบย้อนหลังได้
• ดูแลการเบิกจ่ายอุปกรณ์และวัสดุสำนักงานของสาขาให้เพียงพอต่อการใช้งาน

2. งานประสานงานโครงการ (Project Coordination)

• ติดตามและอัปเดตสถานะของทุกโครงการที่อยู่ในความรับผิดชอบของสาขา
• ประสานงานกับฝ่ายขาย วิศวกร ทีมโครงการ และสำนักงานใหญ่ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผน
• ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้องของเอกสารก่อนส่งต่อให้แต่ละฝ่าย
• นัดหมายลูกค้า ผู้รับเหมา ซัพพลายเออร์ และผู้เกี่ยวข้องกับโครงการ
• ติดตามกำหนดการสำรวจ เข้าหน้างาน ติดตั้ง ตรวจสอบ และส่งมอบงาน

3. งานจัดทำรายงานผู้บริหาร (Management Reporting)

จัดทำรายงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือน เพื่อสรุปข้อมูลสำคัญของสาขา เช่น

• จำนวนโครงการที่อยู่ระหว่างดำเนินการ
• งานที่มีปัญหาหรือล่าช้ากว่าแผน
• งานที่ดำเนินการและส่งมอบแล้ว
• งานหรือเอกสารที่อยู่ระหว่างรออนุมัติ
• สถานะการวางบิลและการรับชำระเงิน
• ผลการดำเนินงานตาม KPI ของสาขา

พร้อมนำส่งรายงานให้ CEO, CPO และ CFO เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องและตรงเวลา

4. งานสรุปและปิดโครงการ (Project Summary)

เมื่อโครงการดำเนินการแล้วเสร็จ ต้องจัดทำสรุปข้อมูลโครงการ ได้แก่

• วันที่เริ่มดำเนินงาน
• วันที่ส่งมอบงาน
• ระยะเวลาดำเนินงานจริง
• งบประมาณโครงการ
• ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
• ปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้น
• วิธีการแก้ไขปัญหา
• บทเรียนที่ได้รับจากโครงการ (Lesson Learned)

เพื่อจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลกลางและใช้เป็นแนวทางในการพัฒนาโครงการในอนาคต

5. งานควบคุมเอกสาร (Document Control)

• ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้องของเอกสารโครงการและเอกสารสาขา
• จัดเก็บเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและไฟล์ดิจิทัลอย่างเป็นระบบ
• อัปเดตข้อมูลในระบบ ERP หรือระบบบริหารงานที่บริษัทกำหนด
• จัดเก็บรูปภาพก่อนดำเนินงาน ระหว่างดำเนินงาน และหลังติดตั้งให้ครบถ้วน
• ดูแลให้เอกสารสามารถค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้

6. งานติดตามความคืบหน้า (Project Follow-up)

ติดตามงานกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปิดโครงการ โดยตรวจสอบว่า

• ฝ่ายออกแบบจัดส่งแบบแล้วหรือยัง
• ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการสั่งซื้อแล้วหรือยัง
• วัสดุและอุปกรณ์เข้าหน้างานแล้วหรือยัง
• เอกสารขออนุญาตดำเนินการถึงขั้นตอนไหน
• งานติดตั้งมีความคืบหน้าเป็นไปตามแผนหรือไม่
• ฝ่าย QC ตรวจสอบงานแล้วหรือยัง
• เอกสารส่งมอบงานครบถ้วนแล้วหรือยัง
• ดำเนินการวางบิลและเก็บเงินแล้วหรือยัง

หากพบว่างานล่าช้าหรือมีปัญหา ต้องรีบแจ้งผู้รับผิดชอบและรายงานผู้บังคับบัญชา

7. งานประชุมและติดตามมติ (Meeting Management)

• จัดเตรียมและประสานงานการประชุมประจำสาขา
• จัดทำบันทึกการประชุม (Minutes of Meeting) ให้ครบถ้วน
• จัดทำและติดตามรายการงานที่ได้รับมอบหมาย (Action List)
• ติดตามกำหนดส่งและผู้รับผิดชอบของแต่ละรายการ
• รายงานความคืบหน้าและประเด็นคงค้างในการประชุมครั้งถัดไป

8. งานสนับสนุนผู้จัดการสาขา (Branch Manager Support)

• จัดทำเอกสาร รายงาน และหนังสือราชการตามที่ได้รับมอบหมาย
• ประสานงานกับลูกค้า คู่ค้า หน่วยงานภายนอก และสำนักงานใหญ่
• เตรียมข้อมูลและเอกสารประกอบการประชุม
• สนับสนุนการจัดทำรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้น
• ช่วยติดตามงานสำคัญและงานเร่งด่วนของผู้จัดการสาขาให้แล้วเสร็จตามกำหนด

1. คุณวุฒิการศึกษา

• ปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ การจัดการ การจัดการสำนักงาน การบัญชี โลจิสติกส์ หรือสาขาอื่นที่เกี่ยวข้อง
• หากมีประสบการณ์ในธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง วิศวกรรม พลังงาน หรือ Solar EPC จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

2. ประสบการณ์การทำงาน

• มีประสบการณ์ด้านงานธุรการ งานประสานงานโครงการ หรืองานเอกสาร อย่างน้อย 0–3 ปี
• หากมีประสบการณ์ในธุรกิจ Solar EPC, งานก่อสร้าง, วิศวกรรม หรือธุรกิจที่บริหารโครงการ (Project-Based Business) จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีประสบการณ์ด้านการประสานงานกับหลายฝ่ายทั้งภายในและภายนอกองค์กร

3. ความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน

• มีความรู้ด้านงานธุรการ งานเอกสาร และการควบคุมเอกสาร (Document Control)
• มีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับการบริหารโครงการ (Project Coordination)
• สามารถจัดทำรายงาน สรุปข้อมูล และติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างเป็นระบบ
• มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางบิล การติดตามสถานะโครงการ และการจัดเก็บข้อมูล
• มีความเข้าใจด้านระบบบริหารคุณภาพ เช่น ISO 9001 จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ

4. ทักษะด้านคอมพิวเตอร์

• สามารถใช้ Microsoft Office โดยเฉพาะ Excel, Word และ PowerPoint ได้เป็นอย่างดี
• สามารถใช้งาน Microsoft 365 เช่น Outlook, Teams, OneDrive และ SharePoint ได้
• สามารถใช้งานระบบ ERP เช่น Mango ERP หรือระบบบริหารงานอื่น ๆ ได้ จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• สามารถจัดทำ Dashboard รายงาน และวิเคราะห์ข้อมูลเบื้องต้นได้

5. ทักษะการทำงาน

• มีทักษะการประสานงานและการสื่อสารที่ดี
• สามารถวางแผนงาน จัดลำดับความสำคัญ และติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มีความละเอียดรอบคอบในการตรวจสอบเอกสารและข้อมูล
• สามารถทำงานหลายงานพร้อมกัน (Multi-tasking) และทำงานภายใต้ระยะเวลาที่กำหนดได้
• มีทักษะในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าและติดตามงานจนแล้วเสร็จ

6. คุณลักษณะส่วนบุคคล

• มีความรับผิดชอบสูง ซื่อสัตย์ และรักษาความลับของบริษัท
• มีความละเอียดรอบคอบ ใส่ใจในรายละเอียดของงาน
• มีความกระตือรือร้น พร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ และพัฒนาตนเองอยู่เสมอ
• มีมนุษยสัมพันธ์ดี สามารถทำงานร่วมกับทีมและประสานงานกับหลายฝ่ายได้
• มีทัศนคติเชิงบวก สามารถทำงานภายใต้แรงกดดัน และพร้อมสนับสนุนการดำเนินงานของสาขาให้บรรลุเป้าหมาย

7. คุณสมบัติพิเศษ (พิจารณาเพิ่มเติม)

• สามารถเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่หรือเข้าหน้างานได้เป็นครั้งคราว
• มีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• หากมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบโซลาร์เซลล์ ระบบไฟฟ้า หรืองานก่อสร้าง จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีประสบการณ์ในการจัดทำ Minutes of Meeting, Project Summary และ KPI Report จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• สามารถปฏิบัติงานวันจันทร์–เสาร์ และเดินทางไปสำนักงานใหญ่เมื่อมีความจำเป็น

บริการที่บริษัทนำเสนอ

• การออกแบบและติดตั้งระบบโซลาร์เซลล์: บริษัทดำเนินการติดตั้งระบบพลังงานแสงอาทิตย์สำหรับโรงเรียน โรงงาน โรงพยาบาล และที่พักอาศัย โดยมุ่งเน้นการลดต้นทุนการผลิตไฟฟ้าและลดมลภาวะสิ่งแวดล้อม
• การดูแลรักษาระบบไฟฟ้า: บริษัทให้บริการดูแลรักษาระบบไฟฟ้าต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ