เจ้าหน้าที่ประสานงาน ส่วนสำคัญของความสำเร็จ

          เจ้าหน้าที่ประสานงาน เป็นอีกตำแหน่งที่เราจะเห็นได้ในหลาย ๆ องค์กร หลายคนคงมีคำถามเกิดขึ้นในใจ ว่าตำแหน่งนี้มีความสำคัญอะไร? แล้วต้องทำงานอะไรบ้าง? วันนี้เราจึงจะมาดูความหมายและบทบาทหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ประสานงานกัน ว่าเป็นตำแหน่งงานเกี่ยวกับอะไร

          การประสานงาน คือ การติดต่อสื่อสารให้มีความคิดความเข้าใจตรงกัน เพื่อให้คนในองค์กรทำงานสอดคล้องสัมพันธ์กัน ไม่ขัดแย้งหรือทำงานทับซ้อน เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งเรื่องเวลาและกิจกรรมที่ต้องทำเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดเอาไว้ 

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน มีดังนี้
     1.เพื่อแจ้งให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการทำงานทราบ
     2.เพื่อขอความช่วยเหลือและเพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี
     3.เพื่อขอคำยินยอมหรือความเห็นชอบ
     4.เพื่อขจัดข้อขัดแย้งในการปฏิบัติงาน
     5.เพื่อใช้เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร
     6.เพื่อช่วยให้การดำเนินการเป็นไปตามแผนและทำให้มีการวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบ
     7.เพื่อตรวจสอบอุปสรรคและสภาพปัญหาในการปฏิบัติงาน

          จะเห็นได้ว่า ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่ประสานงานจะต้องทำหน้าที่ติดต่อกับบุคลากรที่ทำงานร่วมกัน มีการพบปะหารือกันสม่ำเสมอ คอยทำให้คนร่วมใจทำงานด้วยการนำเอาความสามารถของคนมาทำให้เกิดผลงานในจุดมุ่งหมายเดียวกัน ความสามารถของคนพิจารณาได้สองด้าน คือ “ด้านความรู้” และ “ด้านความสัมพันธ์กับผู้อื่น” ผู้ประสานงานต้องมีความรู้ ความสามารถ มองการณ์ไกล มีมนุษย์สัมพันธ์ดี มีทัศนคติที่ดีต่อกันผู้ร่วมงานทุกฝ่าย เข้ากันได้ดีกับทุกคน หากเจ้าหน้าที่ประสานงานทำงานได้ไม่ดี ย่อมส่งผลให้งานที่กำลังทำออกมาล่าช้า ไม่มีประสิทธิภาพ งานไม่มีความคืบหน้า บางงานอาจเกิดการทำงานที่ซ้อนทับกัน ในขณะที่บางงานไม่มีคนทำงาน จะเห็นได้ว่า เจ้าหน้าที่ประสานงานเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญในการทำงานร่วมกันในองค์กรเป็นอย่างยิ่ง เพราะทุก ๆ องค์กรย่อมมีการทำงานร่วมกันเกิดขึ้นเสมอ จึงจำเป็นต้องมีผู้ทำหน้าที่ติดต่อประสานงาน เพื่อให้งานดำเนินไปด้วยดี

สิ่งที่เจ้าหน้าที่ประสานงานควรยึดถือเป็นแนวปฏิบัติ ดังนี้ 

          1.เต็มใจที่จะติดต่อกับผู้อื่นก่อน โดยการแสดงความมีน้ำใจต่อผู้อื่น เสริมสร้างมิตรไมตรีและมีความเป็นกันเองกับบุคคลที่ต้องติดต่อประสานงานด้วยเพื่อสร้างสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน

          2.หลีกเลี่ยงการโต้แย้ง เจ้าหน้าที่ประสานงานจะต้องรู้จักการหลีกเลี่ยงบทสนทนาหรือสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งที่รุนแรงในการทำงาน จึงมีความจำเป็นที่จะต้องฟังผู้อื่นพูดให้มาก และพิจารณาสิ่งต่างๆด้วยเหตุผล และอธิบายเหตุผลนั้นให้ผู้เกี่ยวข้องรับรู้เข้าใจตรงกันอย่างชัดแจ้ง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดที่อาจตามมาในภายหลัง 

          3.ซักซ้อมการทำงานให้เข้าใจวัตถุประสงค์ตรงกัน เจ้าหน้าที่ประสานงานต้องสามารถอธิบายวัตถุประสงค์ ขั้นตอนการปฏิบัติ และระยะเวลาการปฏิบัติงาน ให้บุคคลที่ประสานงานด้วยสามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนและตรงตามวัตถุประสงค์

          4.ติดต่อตามสายงานและช่องทางการสื่อสารที่ถูกต้อง คือ เจ้าหน้าที่ประสานงานจะต้องติดต่อเรื่องต่างๆให้ตรงตามสายงานที่รับผิดชอบงานนั้นๆ และรู้ว่าควรจะติดต่อประสานงานแต่ละบุคคลทางช่องทางไหนที่จะก่อให้เกิดความเข้าใจได้ตรงกัน มีความรวดเร็วและเหมาะสม ไม่ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการสื่อสาร

          5.เจ้าหน้าที่ประสานงานจะต้องประสานงานวัตถุประสงค์และนโยบายตามแผนงาน โดยพิจารณาถึงระเบียบวิธีการปฏิบัติงาน การใช้เวลาในการทำงาน วัสดุอุปกรณ์ กำลังคน กำลังเงิน และวิธีการสื่อสารให้เหมาะสม เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดในการปฏิบัติงาน

          เจ้าหน้าที่ประสานงานเป็นเสมือนหัวใจหลักขององค์กร เพราะการทำงานแต่ละองค์กรย่อมมีการติดต่อประสานงานด้วยกันทั้งหมด การประสานงานที่ดีจะช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่น ช่วยให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานได้ดียิ่งขึ้น ช่วยประหยัดเวลา เงิน และวัสดุในการทำงาน ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงรับรู้และเข้าใจข้อเท็จจริงและปัญหาที่เกิดขึ้นในหน่วยงาน นำไปสู่การกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และแนวทางในการปรับปรุงการทำงานครั้งต่อไป

สมัครงานกับบริษัทชั้นนำทันที สร้าง Super Resume (ใบสมัครงาน) เลย ฟรี!

คำค้นหายอดนิยม

..