Pivot Table คืออะไร วิธีทำใน Excel ทีละขั้น พร้อมตัวอย่าง

โดย JOBTOPGUN Editorial Team · อัปเดต 9 พฤศจิกายน 2569

Pivot Table คือเครื่องมือใน Excel ที่เปลี่ยนรายการข้อมูลแถวยาว ๆ ให้เป็นตารางสรุปสั้น ๆ คุณแค่ลากหัวคอลัมน์ไปวาง ไม่ต้องพิมพ์สูตรก็ได้คำตอบอย่างยอดขายแต่ละสาขา

หลายคนมีรายการขายหรือค่าใช้จ่ายยาวหลายหน้า แล้วค้นหาว่าต้องใช้สูตรไหนรวมยอด ถ้าโจทย์คือสรุปตามหัวข้อ คำตอบมักไม่ใช่สูตร แต่คือ Pivot Table

บทความนี้พาทำจากตัวอย่าง 10 แถวที่ตรวจตัวเลขเองได้ พร้อมวิธีแก้ปัญหาที่เจอบ่อย และวิธีเล่าทักษะนี้เวลาสมัครงาน

Pivot Table คืออะไร ใช้ทำอะไรในงานจริง

Pivot Table คือตารางสรุปที่ Excel สร้างจากรายการข้อมูลของคุณ คุณเลือกว่าจะดูตามหัวข้อใด เช่น สาขา เดือน หรือแผนก แล้ว Excel จะรวม นับ หรือเฉลี่ยตัวเลขตามหัวข้อนั้นให้ จึงตอบคำถามอย่างยอดรวมแต่ละสาขาได้โดยไม่ต้องไล่บวกทีละแถว

งานออฟฟิศที่ใช้ Pivot Table ได้ มีหน้าตาคล้ายกัน คือมีรายการยาวและอยากเห็นภาพรวมตามหัวข้อ

• ยอดขายตามสาขาหรือตามเดือน
• ค่าใช้จ่ายตามแผนก
• สต๊อกตามรหัสสินค้า
• จำนวนพนักงานตามฝ่าย

Pivot Table ไม่ได้แปลว่าสูตร หลายคนเรียกว่า “สูตร Pivot Table” แต่คุณลากช่องข้อมูลแทนการพิมพ์ฟังก์ชัน จึงเริ่มได้โดยไม่ต้องเขียนสูตร

คุณลองลากสลับช่องได้โดยไม่ต้องกลัวข้อมูลเสีย เพราะ Pivot Table ทำงานบนสำเนาข้อมูลที่เรียกว่าแคช (cache) ตารางต้นฉบับจึงไม่เปลี่ยนตามการจัดวางของคุณ

Microsoft เขียนชื่อฟีเจอร์นี้ติดกันว่า PivotTable ส่วนบทความไทยและประกาศงานมักเขียนว่า Pivot Table ทั้งสองคำหมายถึงฟีเจอร์เดียวกัน

เตรียมข้อมูลก่อนสร้าง Pivot Table

ก่อนสร้าง Pivot Table ให้จัดข้อมูลเป็นคอลัมน์ที่มีหัวตารางแถวเดียว ชื่อหัวคอลัมน์ไม่ซ้ำกัน ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่าง ไม่มีเซลล์ที่ผสานกัน และแต่ละคอลัมน์เก็บข้อมูลชนิดเดียวกัน เมื่อข้อมูลเป็นระเบียบแบบนี้ คุณจะเลือกสรุปตามหัวคอลัมน์ใดก็ได้

• หัวตารางมีแถวเดียว และทุกคอลัมน์มีชื่อที่ไม่ซ้ำกัน
• ไม่มีแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างคั่นกลางข้อมูล
• ไม่ใช้เซลล์ที่ผสานกัน และไม่ทำหัวตารางสองแถว
• แต่ละคอลัมน์เก็บข้อมูลชนิดเดียว เช่น ไม่ปนวันที่กับข้อความ

จุดที่พลาดบ่อยคือการเรียงเดือนเป็นหัวคอลัมน์ ซึ่งอ่านง่ายสำหรับคน แต่ทำให้ไม่มีคอลัมน์ “เดือน” ให้ลากไปสรุป

ถ้าไฟล์ที่ได้รับมาเรียงเดือนเป็นหัวคอลัมน์อยู่แล้ว Microsoft แนะนำให้ใช้ Power Query แปลงข้อมูล โดยคำสั่งที่เกี่ยวข้องคือการยกเลิกการหมุนรอบข้อมูล (Unpivot)

เมื่อข้อมูลพร้อม ให้คลิกในข้อมูลแล้วเลือก แทรก > ตาราง (Insert > Table) เพื่อแปลงเป็นตาราง Excel แถวที่เพิ่มภายหลังจะเข้า Pivot Table เมื่อรีเฟรช

วิธีทำ Pivot Table ใน Excel ทีละขั้น พร้อมตัวอย่าง

วิธีทำ Pivot Table ใน Excel คือคลิกเซลล์ในข้อมูล เลือก แทรก (Insert) > PivotTable เลือกเวิร์กชีตที่จะวาง กด ตกลง (OK) แล้วลากหัวคอลัมน์ลงช่องที่ต้องการ ตัวอย่างด้านล่างมีตัวเลขครบ คุณจึงพิมพ์ตามแล้วเทียบผลลัพธ์กับบทความได้

ข้อมูลตัวอย่าง

ตารางนี้เป็นตัวอย่างสมมติของร้านเครื่องเขียนที่มี 3 สาขา พิมพ์ลงเวิร์กชีตเปล่าตามนี้ทั้ง 10 แถว โดยให้หัวตารางอยู่แถวบนสุด

ขั้นตอนการสร้าง

1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางข้อมูล
2. เลือกแท็บ แทรก (Insert) แล้วกด PivotTable
3. เลือก เวิร์กชีตใหม่ (New Worksheet) หรือ เวิร์กชีตที่มีอยู่ (Existing Worksheet) แล้วกด ตกลง (OK)
4. ในบานหน้าต่าง เขตข้อมูล PivotTable (PivotTable Fields) ลาก “สาขา” ลงช่อง Rows
5. ลาก “ยอดขาย (บาท)” ลงช่อง Values

ขั้นตอนนี้อิงตามคู่มือ Excel บน Windows ของ Microsoft หน้าจอแต่ละเวอร์ชันต่างกันเล็กน้อย ถ้าหาปุ่มไม่เจอ ให้ดูที่แท็บ Insert บนริบบิ้นภาษาอังกฤษ หรือแท็บ แทรก บนริบบิ้นภาษาไทย

ถ้ายังไม่แน่ใจว่าจะวางอะไรไว้ตรงไหน ลองใช้ PivotTable ที่แนะนำ (Recommended PivotTables) ซึ่ง Excel จะจัดเค้าโครงเริ่มต้นให้ แล้วคุณค่อยปรับต่อเอง

บน Excel for the web ปุ่ม PivotTable ที่แนะนำมีให้เฉพาะผู้สมัครใช้ Microsoft 365

ผลลัพธ์ที่ควรได้

เมื่อทำครบ 5 ขั้น คุณจะได้ยอดขายรวมของแต่ละสาขา ลำดับแถวและคอลัมน์บนจอของคุณอาจต่างจากตารางในบทความ ให้เทียบตัวเลขของแต่ละสาขาเป็นหลัก

Rows, Columns, Values และ Filters: 4 ช่องนี้เปลี่ยนตารางอย่างไร

ช่องทั้ง 4 กำหนดหน้าตาของตารางสรุป Rows คือหัวข้อที่เรียงลงเป็นแถว Columns คือหัวข้อที่เรียงตามแนวนอน Values คือตัวเลขที่จะรวมหรือนับ ส่วน Filters คือตัวเลือกสำหรับดูเฉพาะบางรายการ เช่น สินค้าชนิดเดียว ย้ายช่องเมื่อไรตารางก็เปลี่ยนตาม

บน Excel ภาษาไทย Microsoft เรียกช่อง Rows, Columns และ Values ว่า แถว, คอลัมน์ และ ค่า ตามลำดับ

ลองต่อจากตารางเดิม โดยลาก “เดือน” ลงช่อง Columns คุณจะเห็นยอดแต่ละสาขาแยกตามเดือน และคอลัมน์ รวม ทางขวาสุดคือยอดรวมเดิม

จากนั้นเอา “เดือน” ออกจากช่อง Columns แล้วลาก “สินค้า” ลงช่อง Filters และเลือกเฉพาะปากกา ตารางจะเหลือยอดปากกาเท่านั้น

เปลี่ยนจากผลรวมเป็นนับ และอัปเดตเมื่อมีข้อมูลใหม่

ช่อง Values แสดงผลรวม (SUM) เป็นค่าเริ่มต้น และเปลี่ยนเป็นนับหรือเฉลี่ยได้ที่ สรุปค่าตาม (Summarize Values By) เมื่อมีข้อมูลใหม่ คุณต้องรีเฟรชก่อนตัวเลขจึงจะอัปเดต เว้นแต่ Excel ของคุณมีและเปิดการรีเฟรชอัตโนมัติไว้

เปลี่ยนวิธีสรุปตัวเลข

คลิกลูกศรทางขวาของชื่อช่องในพื้นที่ Values เลือก การตั้งค่าเขตข้อมูลค่า (Value Field Settings) แล้วเปลี่ยนการคำนวณในส่วน สรุปค่าตาม เช่น Count, Average, Max หรือ Min

ถ้าเปลี่ยนตัวอย่างของเราเป็น Count จะได้จำนวนรายการขายแทนยอดเงิน คือ สีลม 4 รายการ บางนา 3 รายการ และรังสิต 3 รายการ

รีเฟรชเมื่อข้อมูลเปลี่ยน

Microsoft ระบุว่าการรีเฟรชอัตโนมัติขณะนี้มีให้เฉพาะผู้เข้าร่วมโปรแกรม Microsoft 365 Insider ถ้าไม่เห็นปุ่มนี้ ให้รีเฟรชเองตามแถวบนของตาราง

ถ้ามีปุ่มนี้ PivotTable ใหม่ที่สร้างจากข้อมูลในเวิร์กบุ๊กจะเปิดการรีเฟรชอัตโนมัติเป็นค่าเริ่มต้น แต่ให้ดูกรอบรอบปุ่มเพื่อยืนยันทุกครั้ง

ข้อที่ต้องรู้คือ สูตรในเซลล์คำนวณใหม่ตามข้อมูล แต่ Pivot Table ต้องอาศัยการรีเฟรชหรือการตั้งค่าข้างต้น ก่อนส่งรายงานจึงควรรีเฟรชหนึ่งครั้งเสมอ

ปัญหาที่เจอบ่อยและวิธีแก้

ตัวเลขใน Pivot Table ที่ดูผิดมักเริ่มจากข้อมูลต้นฉบับหรือการรีเฟรช เมื่อเจอปัญหา ให้ตรวจชนิดข้อมูลในคอลัมน์ ช่วงข้อมูลที่ Pivot Table อ่านอยู่ และการรีเฟรชล่าสุด ก่อนจะลบตารางแล้วสร้างใหม่ทั้งหมด

Pivot Table ต่างจาก VLOOKUP, SUMIFS และ Filter อย่างไร

Pivot Table ใช้สรุปข้อมูลหลายแถว VLOOKUP และ XLOOKUP ใช้ดึงค่าจากตารางอื่น SUMIFS ให้ยอดรวมหนึ่งค่าในเซลล์ที่คุณกำหนด ส่วน Filter แค่ซ่อนแถวที่ไม่ต้องการ เครื่องมือเหล่านี้ทำคนละงาน จึงไม่มีตัวไหนดีกว่าเสมอ และมักใช้ร่วมกันในไฟล์เดียว

Pivot Table ไม่ได้แปลว่า Filter Filter ยังแสดงรายการเดิมทีละแถว ส่วน Pivot Table ยุบรายการเหล่านั้นเป็นยอดสรุป ถ้าถูกถามตอนสัมภาษณ์ ความต่างข้อนี้ควรตอบได้

เขียน Pivot Table ลงเรซูเม่และเตรียมตัวทดสอบ Excel

เวลาเขียนลงเรซูเม่ ให้บอกว่าคุณสรุปข้อมูลอะไรและผลนั้นถูกนำไปใช้ต่ออย่างไร ไม่ใช่แค่คำว่า Excel จากนั้นเตรียมอธิบายให้ได้ว่าเมื่อไรจึงเลือกใช้ Pivot Table และลองทำโจทย์เล็ก ๆ จนคล่องก่อนวันทดสอบ เพราะเนื้อหาแบบทดสอบของแต่ละบริษัทต่างกัน

เรื่องระดับไม่มีเส้นแบ่งตายตัว บางประกาศงานจัด Pivot Table เป็น Excel พื้นฐาน บางประกาศจัดเป็นขั้นสูงหรือข้อที่มีแล้วดี จึงควรเลือกระดับตามจริงและให้ตัวอย่างงานเป็นตัวยืนยัน

ตัวอย่างประโยค: “สรุปยอดขายรายสาขาและรายเดือนด้วย Pivot Table เพื่อส่งรายงานให้ผู้จัดการทุกเดือน” ให้แทนด้วยงานที่คุณทำจริงเท่านั้น

เมื่อมีประโยคแล้ว ให้ เข้าสู่ระบบ Super Resume หรือ สร้างฟรี ถ้ายังไม่มี ในส่วน “ทักษะและภาษา” กด “เพิ่มทักษะของฉัน” พิมพ์ Excel หรือ Pivot Table แล้วเลือก “ระดับความเชี่ยวชาญ”

ประโยคตัวอย่างงานให้ใส่ในช่อง “ผลงานที่โดดเด่น” ของประวัติการทำงาน และเพิ่ม Pivot Table ด้วยปุ่ม “เพิ่มคำสำคัญ” ในส่วน “สิ่งที่ฉันต้องการให้ค้นพบ” ได้ Super Resume จัดรูปแบบให้เอง

ก่อนทดสอบ Excel ลองฝึก 3 ข้อนี้ ส่วนทักษะอื่นที่ควรเขียนคู่กัน ดูต่อได้ที่ ความสามารถพิเศษในเรซูเม่

• สร้างตารางจากตัวอย่าง 10 แถวในบทความนี้โดยไม่ดูขั้นตอน
• เปลี่ยนการสรุปจาก Sum เป็น Count แล้วเทียบตัวเลข
• พูดออกเสียงว่าเมื่อไรคุณจะเลือก Pivot Table แทน SUMIFS

ทำต่อจาก Pivot Table: Pivot Chart, Slicer และ Google Sheets

เมื่อสรุปข้อมูลได้แล้ว ขั้นต่อไปคือเพิ่ม PivotChart เพื่อให้เห็นตัวเลขเป็นกราฟ และเพิ่ม Slicer หรือตัวแบ่งส่วนข้อมูล เพื่อกรองด้วยปุ่มกด ทั้งสองอย่างช่วยให้เริ่มทำแดชบอร์ดง่าย ๆ ได้ ส่วนคนที่ทำงานบน Google Sheets ก็ใช้ Pivot Table ได้เช่นกัน

ถ้าทีมของคุณใช้ Sheets เป็นหลัก ดูความต่างของสองโปรแกรมได้ที่ Google Sheet ต่างกับ Excel อย่างไร เพื่อเลือกว่าจะฝึกบนโปรแกรมไหนก่อน ส่วน Power Pivot ที่มักเจอคือเครื่องมือสำหรับโมเดลข้อมูล ไม่ใช่อีกชื่อหนึ่งของ Pivot Table

คำถามที่พบบ่อย

Pivot Table ต่างจาก VLOOKUP อย่างไร

Pivot Table สรุปข้อมูลหลายแถวเป็นยอดรวมหรือจำนวนนับตามหัวข้อ ส่วน VLOOKUP ดึงค่าจากอีกตารางมาทีละค่า คุณจึงใช้ VLOOKUP เติมข้อมูลก่อน แล้วค่อยใช้ Pivot Table สรุปได้

ทำไม Pivot Table ไม่อัปเดตเมื่อเพิ่มข้อมูล

สาเหตุที่พบบ่อยมีสองข้อ คือยังไม่ได้รีเฟรช หรือแหล่งข้อมูลไม่ครอบคลุมแถวใหม่ คลิกขวาที่ PivotTable แล้วเลือก รีเฟรช ถ้ายังไม่ขึ้น ให้ใช้ตาราง Excel เป็นแหล่งข้อมูลตามตารางปัญหาที่เจอบ่อยด้านบน

Pivot Table เป็นทักษะ Excel พื้นฐานหรือขั้นสูง

ไม่มีเส้นแบ่งตายตัว เพราะประกาศงานจัดระดับต่างกัน จึงควรบอกงานที่ทำด้วยทักษะนี้ควบคู่กับระดับ ทักษะด้านอื่นดูเพิ่มได้ที่ ทักษะคอมพิวเตอร์ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

ใช้ Pivot Table บน Mac, เว็บ หรือ iPad ได้ไหม

ได้ Microsoft มีวิธีสร้าง PivotTable สำหรับ Windows, เว็บ, macOS และ iOS โดยการทำงานต่างกันเล็กน้อยตามแพลตฟอร์ม บน iPad ควรอัปเดตแอป Excel เป็นเวอร์ชันล่าสุดก่อนใช้งาน

แหล่งอ้างอิง

• Microsoft Support: สร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลในเวิร์กชีต
• Microsoft Support: รีเฟรชข้อมูล PivotTable