Payroll คืออะไร ขั้นตอนทำเงินเดือน และงาน Payroll Officer

โดย JOBTOPGUN Editorial Team · อัปเดต 9 พฤศจิกายน 2569

Payroll คือระบบและขั้นตอนที่บริษัทใช้จ่ายเงินเดือนให้พนักงานในแต่ละงวด ตั้งแต่รวมเวลาทำงาน คำนวณเงินได้ หักภาษีและประกันสังคม ไปจนโอนเงินเข้าบัญชีและส่งข้อมูลให้หน่วยงานรัฐ

คุณอาจเจอคำนี้บนสลิปเงินเดือน ในชื่อบัญชีที่บริษัทให้เปิด หรือในประกาศงานตำแหน่ง HR Payroll แล้วอยากรู้ว่ามันหมายถึงอะไร เงินที่ถูกหักไปถูกต้องไหม และคนทำ Payroll ทำงานอะไรบ้าง

Payroll คืออะไร

Payroll (อ่านว่า เพย์โรล) คือรอบการจ่ายเงินเดือนทั้งหมดที่นายจ้างทำในแต่ละงวด ได้แก่ เก็บข้อมูลเวลาทำงานและการลา คำนวณเงินได้ เช่น เงินเดือน OT เบี้ยเลี้ยง โบนัส หักภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเงินสมทบประกันสังคม โอนเงินให้พนักงาน แล้วเก็บหลักฐานและยื่นแบบต่อกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม

Payroll กับ Salary ต่างกันอย่างไร

Salary คือจำนวนเงินเดือนที่คุณได้ ส่วน Payroll คือกระบวนการที่ทำให้เงินก้อนนั้นไปถึงบัญชีของคุณอย่างถูกต้อง พร้อมรายการหักและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

บางบริษัทให้ฝ่าย HR ทำ Payroll บางแห่งให้ฝ่ายบัญชีทำ หรือจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนจากภายนอก

ขั้นตอน Payroll ในแต่ละเดือน

Payroll รายเดือนมีลำดับงานราว 6 ขั้น คือ เก็บข้อมูลเวลาทำงานและการลา คำนวณเงินได้ คำนวณรายการหัก ตรวจและอนุมัติ โอนเงินพร้อมเก็บหลักฐาน แล้วยื่นแบบและนำส่งภาษีกับประกันสังคม แต่ละบริษัทอาจแบ่งขั้นไม่เท่ากัน ลำดับนี้จึงเป็นภาพรวมของงาน ไม่ใช่รายการทางการ

ภาษีเงินเดือนไม่ได้คิดจากเงินเดือนงวดเดียวโดด ๆ ประมวลรัษฎากร มาตรา 50(1) ให้นำเงินได้คูณจำนวนงวดเป็นเงินได้ทั้งปี คำนวณภาษีทั้งปี แล้วหารกลับตามจำนวนงวดที่จ่าย

วิธีทำ Payroll ที่บริษัทใช้

• Excel หรือทำเอง: พบในบริษัทขนาดเล็ก คนทำต้องดูแลสูตรและข้อมูลเองทุกงวด จึงต้องตรวจซ้ำให้ละเอียด
• โปรแกรมเงินเดือนหรือโมดูลใน ระบบ ERP: ระบบคำนวณจากข้อมูลเวลาและอัตราที่ตั้งไว้ แล้วออกรายงานและไฟล์โอนเงินให้
• จ้างบริษัทรับทำเงินเดือน: บริษัทส่งข้อมูลเวลาและอัตราค่าจ้างให้ผู้ให้บริการคำนวณและเตรียมเอกสารให้

ทั้งสามวิธีต้องจบที่การยื่นแบบออนไลน์ กรมสรรพากรกำหนดให้นายจ้างยื่น ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.1ก และ ภ.ง.ด.1ก พิเศษ ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ตั้งแต่ปี 2567

กฎหมายเรื่องวันจ่ายเงินเดือนและการหักเงิน

ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 ค่าจ้างรายเดือน รายวัน รายชั่วโมง หรือตามผลงาน ต้องจ่ายอย่างน้อยเดือนละครั้ง เว้นแต่ตกลงกันแบบอื่นที่เป็นประโยชน์แก่ลูกจ้าง ค่าล่วงเวลาและค่าทำงานในวันหยุดก็ต้องจ่ายอย่างน้อยเดือนละครั้ง (มาตรา 70)

เมื่อนายจ้างเลิกจ้าง ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และเงินอื่นที่นายจ้างต้องจ่ายตาม พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน ต้องจ่ายภายใน 3 วันนับแต่วันเลิกจ้าง

หักเงินเดือนได้เฉพาะ 5 กรณี

มาตรา 76 ห้ามนายจ้างหักค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด เว้นแต่เป็นการหักเพื่อเรื่องต่อไปนี้

การหักตามข้อ (2) ถึง (5) แต่ละกรณีห้ามเกิน 10% และรวมกันไม่เกินหนึ่งในห้าของเงินที่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับ เว้นแต่ลูกจ้างยินยอม ส่วนภาษีและเงินตามกฎหมายในข้อ (1) ไม่อยู่ในเพดานนี้

ความยินยอมต้องทำเป็นหนังสือที่ลูกจ้างลงลายมือชื่อ หรือมีข้อตกลงที่ชัดเจนเป็นการเฉพาะ (มาตรา 77) การเซ็นรับทราบระเบียบแบบกว้าง ๆ จึงควรอ่านให้ดีก่อนลงชื่อ

“บริษัทหักค่าของเสียหายจากเงินเดือนได้ทุกกรณี” ไม่จริง กฎหมายให้หักค่าเสียหายเฉพาะที่ลูกจ้างทำโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง ต้องได้ความยินยอม และอยู่ในเพดานข้างต้น

ถ้าคุณเป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินที่หักคือเงินสะสมของคุณเองตามข้อบังคับกองทุน อ่านวิธีคิดเพิ่มได้ที่ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพทำงานอย่างไร

วิธีอ่านสลิปเงินเดือนและจุดที่ต้องเช็ก

สลิปเงินเดือนหรือเอกสารการจ่ายแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ เงินได้ (เงินเดือน OT เบี้ยเลี้ยง) รายการหัก (ภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และรายการที่คุณยินยอม) และเงินรับสุทธิ ให้เช็กว่าชั่วโมงและ OT ตรงกับที่คุณบันทึก รายการหักเข้ากรณีตามกฎหมาย และเงินสมทบประกันสังคมเท่ากับ 5% ของค่าจ้างในฐานที่กำหนด

ฐานค่าจ้างที่ใช้คำนวณเงินสมทบประกันสังคม ต่ำสุด 1,650 บาท และสูงสุด 17,500 บาทต่อเดือน ตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 ถึง 31 ธันวาคม 2571 ตาม กฎกระทรวงที่ประกาศในราชกิจจานุเบกษา และ สำนักงานประกันสังคม

เพดานจะขยับเป็น 20,000 บาท ในปี 2572–2574 และ 23,000 บาท ตั้งแต่ปี 2575 ถ้าค่าจ้างคุณเกิน 17,500 บาท ฐานที่ใช้คิดเงินสมทบจะสูงขึ้นตามรอบนี้

กฎหมายไม่ได้ใช้คำว่าสลิป แต่มาตรา 114 กำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้าง 10 คนขึ้นไป ทำเอกสารการจ่ายที่แสดงวันและเวลาทำงาน อัตราและจำนวนเงินที่จ่ายให้ลูกจ้างแต่ละคน โดยให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อ

มาตราเดียวกันถือว่าหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีเป็นเอกสารการจ่ายด้วย

เช็กว่าประกันสังคมถูกนำส่งแล้ว

เงินสมทบที่หักจากสลิป นายจ้างต้องนำส่งพร้อมส่วนของนายจ้างเข้ากองทุน ถ้าคุณอยากมั่นใจ ให้ดูประวัติการส่งเงินสมทบของตัวเองผ่านช่องทางของสำนักงานประกันสังคม ตามขั้นตอนใน วิธีเช็กยอดเงินประกันสังคม

รายการใหม่ตั้งแต่มกราคม 2570: กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

พระราชกฤษฎีกาที่ประกาศในราชกิจจานุเบกษาเมื่อ 22 ตุลาคม 2569 เลื่อนการเริ่มเก็บเงินสะสมและเงินสมทบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง จาก 1 ตุลาคม 2569 เป็น 1 มกราคม 2570 ข้อมูลที่บอกว่าเริ่มหักเดือนตุลาคม 2569 จึงไม่เป็นปัจจุบันแล้ว

อัตราและนายจ้างที่อยู่ในขอบเขต ดูได้ที่ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างคืออะไร ถ้าบริษัทของคุณอยู่ในขอบเขต สลิปตั้งแต่งวดมกราคม 2570 จะมีรายการนี้เพิ่มขึ้น

50 ทวิ และกำหนดที่คุณจะได้รับ

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือ 50 ทวิ ของเงินเดือน นายจ้างต้องออกให้ภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป หรือภายใน 1 เดือนนับจากวันที่คุณออกจากงาน ตาม ประมวลรัษฎากร มาตรา 50 ทวิ

คุณใช้ 50 ทวิ ยื่นภาษีเงินได้ประจำปีของตัวเอง ดูวิธีคิดได้ที่ วิธีคำนวณภาษีเงินได้ ถ้ายอดใน 50 ทวิ ไม่ตรงกับสลิปที่รวมเอง ให้ถามทีม Payroll ว่านับรายการใดบ้าง

เมื่อเงินเดือนออกช้า ไม่ครบ หรือโดนหักผิด

เริ่มจากเทียบสลิปกับบันทึกเวลาของคุณและ 5 กรณีที่กฎหมายให้หักได้ จากนั้นสอบถามทีม Payroll หรือ HR เป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมแนบสลิป กฎหมายกำหนดให้จ่ายค่าจ้างอย่างน้อยเดือนละครั้ง ถ้ายังจ่ายช้าหรือหักนอกกรณีที่กฎหมายอนุญาต คุณยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานได้ (มาตรา 123)

1. เช็กวันจ่ายเงินเดือนที่เขียนไว้ในสัญญาจ้างหรือระเบียบบริษัท
2. เทียบชั่วโมงทำงาน OT และรายการหักกับตาราง 5 กรณีข้างบน
3. ถาม Payroll หรือ HR เป็นอีเมลหรือข้อความ เก็บสลิปและหลักฐานการโอนไว้
4. ดูประวัติการส่งเงินสมทบประกันสังคมของตัวเอง
5. ถ้ายังไม่ได้ข้อยุติ ยื่นคำร้องต่อพนักงานตรวจแรงงานในท้องที่ที่คุณทำงาน หรือท้องที่ที่นายจ้างมีภูมิลำเนา (มาตรา 123)

ถ้าถึงวันจ่ายแล้วเงินยังไม่เข้าบัญชี ให้ถาม HR ก่อนว่าบริษัทกำหนดวันและเวลาโอนไว้อย่างไร เพราะแต่ละบริษัทตั้งรอบโอนไม่เหมือนกัน

กรณีนายจ้างเลิกจ้าง ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และเงินอื่นที่นายจ้างต้องจ่ายตามกฎหมาย ต้องจ่ายภายใน 3 วันนับแต่วันเลิกจ้าง ส่วน ค่าชดเชยเมื่อถูกเลิกจ้าง เป็นอีกเรื่องที่มีหลักเกณฑ์ของตัวเอง

Payroll Officer ทำอะไร

Payroll Officer หรือเจ้าหน้าที่เงินเดือน (มักเรียกว่า HR Payroll) ดูแลรอบเงินเดือนทั้งหมด ตั้งแต่รวมข้อมูลเวลาและการลา คำนวณเงินได้และรายการหัก เตรียมไฟล์โอนเงินและเอกสารการจ่าย ยื่น ภ.ง.ด.1 และนำส่งเงินสมทบประกันสังคม ไปจนตอบคำถามเรื่องเงินเดือนของพนักงาน

Payroll เป็นงานหนึ่งในสาย HR กลุ่มค่าตอบแทนและสวัสดิการ ดูภาพรวมของงาน HR แต่ละสายได้ที่ ตำแหน่งงาน HR และหน้าที่ หรือ ดูตำแหน่งงาน Payroll ที่เปิดรับ บน JOBTOPGUN

ทักษะที่งาน Payroll ใช้

• Excel: สูตรคำนวณ การตรวจยอด และ Pivot Table สำหรับสรุปข้อมูลเงินเดือน
• โปรแกรมเงินเดือนหรือ HRIS/ERP: ตั้งค่าอัตรา นำเข้าข้อมูลเวลา และออกรายงาน
• ความรู้ภาษี ประกันสังคม และกฎหมายแรงงาน: อย่างน้อยระดับเรื่องในบทความนี้
• ความละเอียดและการรักษาความลับ: เงินเดือนเป็นข้อมูลส่วนตัวของทุกคนในบริษัท
• อธิบายเรื่องเงินให้คนอื่นเข้าใจ: พนักงานจะถามเมื่อยอดไม่ตรงกับที่คาด

ประกาศงาน Payroll ในระบบของเราช่วงพฤศจิกายน 2568 ถึงตุลาคม 2569 ส่วนใหญ่ระบุเรื่องประกันสังคม ภาษี กฎหมายแรงงาน และ Excel ในประกาศ

เมื่อสมัครงานสายนี้ คุณใส่ทักษะเหล่านี้ใน Super Resume ได้ที่ส่วน “ทักษะและภาษา” หัวข้อ “ทักษะของฉัน” พิมพ์ชื่อทักษะแล้วเลือกระดับความเชี่ยวชาญ (เชี่ยวชาญ · ชั้นสูง · ขั้นกลาง · ขั้นต้น · กำลังศึกษา)

ส่วนงาน Payroll ที่เคยทำ ใส่เป็นข้อ ๆ ใน “ผลงานที่โดดเด่น” ของประสบการณ์ทำงานนั้น เข้าใช้งานได้ที่ Super Resume (เข้าสู่ระบบหรือสร้าง Super Resume ก่อน)

เส้นทางสำหรับคนที่ไม่ได้จบบัญชี และการเติบโต

ถ้าคุณไม่ได้จบบัญชี ให้อ่านคุณสมบัติของแต่ละประกาศก่อนสมัคร แล้วเริ่มจากความรู้ที่ประกาศส่วนใหญ่ระบุ คือภาษี ประกันสังคม กฎหมายแรงงาน และ Excel เรื่องในบทความนี้เป็นจุดเริ่มที่ดี

เมื่อมีประสบการณ์ เส้นทางมักไปจาก Payroll Officer เป็น Senior หรือ Supervisor แล้วขึ้นเป็น Payroll Manager หรือ งานบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ (C&B) ที่ดูโครงสร้างเงินเดือนและสวัสดิการทั้งบริษัท

สำหรับนายจ้าง: กำหนดส่งที่ต้องรู้

ทุกเดือน นายจ้างหักภาษีและยื่น ภ.ง.ด.1 ทางอินเทอร์เน็ตภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (เลื่อนเมื่อตรงวันหยุด) และนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทั้งสองฝ่ายพร้อมแบบ สปส.1-10 ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ส่วนปลายปีต้องออก 50 ทวิ ภายใน 15 กุมภาพันธ์ และยื่น ภ.ง.ด.1ก ภายในกุมภาพันธ์

คำถามที่พบบ่อย

Payroll อ่านว่าอะไร แปลว่าอะไร

Payroll อ่านว่า เพย์โรล หมายถึงการทำและจ่ายเงินเดือนทั้งรอบ ตั้งแต่เก็บเวลาทำงานจนยื่นภาษีและประกันสังคม บางครั้งยังหมายถึงบัญชีรับเงินเดือนผ่านธนาคาร หรือทีมที่ทำเงินเดือน

บัญชี Payroll คืออะไร ต้องเปิดธนาคารเดียวกับบริษัทไหม

บัญชี Payroll คือบัญชีที่บริษัทใช้โอนเงินเดือนผ่านบริการของธนาคาร ธนาคารหรือสาขาที่ต้องใช้ขึ้นกับข้อตกลงของบริษัท จึงควรถาม HR โดยตรง หลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีถือเป็นเอกสารการจ่ายค่าจ้างตามมาตรา 114

เงินเดือนไม่ได้เข้าบัญชี Payroll กู้เงินหรือทำบัตรเครดิตได้ไหม

การอนุมัติเป็นเกณฑ์ของแต่ละธนาคาร ธนาคารมักขอหลักฐานรายได้ เช่น สลิปเงินเดือน รายการเดินบัญชี หรือ หนังสือรับรองเงินเดือน ให้ถามธนาคารที่จะยื่นว่าต้องใช้เอกสารใด

บริษัทหักเงินเดือนโดยไม่บอกได้ไหม

ภาษีเงินได้และเงินที่กฎหมายบัญญัติ เช่น ประกันสังคม หักได้โดยไม่ต้องขอความยินยอม รายการอื่นหักได้เฉพาะกรณีในมาตรา 76 บางกรณีต้องได้ความยินยอมเป็นหนังสือ และแต่ละกรณีหักไม่เกิน 10% รวมไม่เกินหนึ่งในห้า เว้นแต่ลูกจ้างยินยอม

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (ฉบับรวมถึงฉบับที่ 9 พ.ศ. 2568) กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน
• กฎกระทรวงกำหนดค่าจ้างขั้นต่ำและขั้นสูงที่ใช้เป็นฐานในการคำนวณเงินสมทบของผู้ประกันตนตามมาตรา 33 พ.ศ. 2568 ราชกิจจานุเบกษา
• พระราชกฤษฎีกากำหนดระยะเวลาเริ่มดำเนินการจัดเก็บเงินสะสมและเงินสมทบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง พ.ศ. 2569 ราชกิจจานุเบกษา
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 38–64 กรมสรรพากร
• ปฏิทินภาษีอากร กรมสรรพากร
• ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 451) เรื่อง กำหนดแบบแสดงรายการเกี่ยวกับภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กรมสรรพากร
• สิทธิประโยชน์กรณีเจ็บป่วย (หมายเหตุฐานค่าจ้าง) สำนักงานประกันสังคม