PO คืออะไร? ใบ PR กับใบ PO ต่างกันยังไง พร้อมขั้นตอนและตัวอย่าง
สรุปสั้น ๆ
- PO (Purchase Order) คือใบสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อส่งถึงผู้ขาย ส่วนใบ PR (Purchase Requisition) คือใบขอซื้อที่แผนกในบริษัทเปิดขออนุมัติก่อนออก PO
- ลำดับงานทั่วไป: เปิด PR → อนุมัติ → เทียบราคา → ออก PO → รับของ → บัญชีตรวจใบแจ้งหนี้กับ PO และใบรับของ → จ่ายเงิน ส่วนใบสั่งซื้อไม่ใช่ใบกำกับภาษี
PO ย่อมาจาก Purchase Order แปลว่าใบสั่งซื้อ คือเอกสารที่บริษัทผู้ซื้อส่งให้ผู้ขายเพื่อสั่งสินค้าหรือบริการ ส่วนใบ PR ย่อมาจาก Purchase Requisition หรือใบขอซื้อ เป็นคำขอภายในบริษัทที่ต้องได้รับอนุมัติก่อน ฝ่ายจัดซื้อจึงออก PO ตามมา
PR ในงานจัดซื้อไม่ใช่ Public Relations หรือการประชาสัมพันธ์ “เปิด PR” แปลว่าเปิดใบขอซื้อ
PO คืออะไร ย่อมาจากอะไร
ใบ PO คือใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คำสั่งอย่างเป็นทางการจากฝ่ายจัดซื้อถึงผู้ขาย ให้ส่งสินค้าหรือทำบริการตามจำนวนและเวลาที่กำหนด ใบนี้บันทึกรายการ ราคาที่ตกลง และวันส่ง ส่วนราชบัณฑิตยสภาบัญญัติศัพท์ purchase order ว่า “คำสั่งซื้อ”
ใบสั่งซื้อไม่ใช่ใบกำกับภาษี ข้อหารือของกรมสรรพากรเลขที่ กค 0702/พ./189 ระบุว่าใบสั่งซื้อสินค้า “ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” จึงไม่ต้องมีรายการตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
คำที่ได้ยินบ่อยในออฟฟิศ
- ออก PO / เปิด PO: จัดซื้อทำใบสั่งซื้อ ให้ผู้มีอำนาจลงนาม แล้วส่งผู้ขาย
- เลขที่ PO: เลขอ้างอิงตอนรับของ วางบิล และตามงาน
ใบ PR คือใบขอซื้อที่ใช้ภายในบริษัท
ใบ PR หรือใบขอซื้อ (Purchase Requisition) คือคำขอภายในให้ฝ่ายจัดซื้อจัดหาสินค้าหรือบริการตามจำนวนที่ต้องการให้ทันวันที่ต้องใช้ แผนกที่จะใช้ของเป็นคนเปิด แล้วส่งให้หัวหน้าหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ เมื่ออนุมัติแล้วจัดซื้อจึงนำไปออก PO
ใบขอซื้อจึงมีลายมือชื่อทั้งผู้จัดทำและผู้อนุมัติ
“ฝ่าย PR” ในออฟฟิศมักหมายถึงแผนกที่เปิดใบขอซื้อใบนั้น ไม่ใช่แผนกชื่อ PR
หน่วยงานรัฐเรียกว่ารายงานขอซื้อ
หน่วยงานของรัฐเสนอ “รายงานขอซื้อหรือขอจ้าง” ให้หัวหน้าหน่วยงานเห็นชอบก่อน โดยระบุเหตุผล รายละเอียดพัสดุ วงเงิน และเวลาที่ต้องใช้ ตาม ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 22 ซึ่งเป็นกติกาภาครัฐ ไม่ใช่ของบริษัทเอกชน
ความต่างของใบ PR กับใบ PO
ใบ PR ใช้ขออนุมัติภายในบริษัทว่าจะซื้ออะไร เท่าไร เพราะอะไร ส่วนใบ PO ใช้สั่งของกับผู้ขายจริงหลังจากได้อนุมัติและเลือกผู้ขายแล้ว ใบ PR จึงไม่ออกไปนอกบริษัท ส่วนใบ PO ส่งถึงผู้ขายพร้อมราคาและเงื่อนไขที่ตกลงกัน
| หัวข้อ | ใบ PR (ใบขอซื้อ) | ใบ PO (ใบสั่งซื้อ) |
|---|---|---|
| ใครเปิด | แผนกที่จะใช้ของ | ฝ่ายจัดซื้อ |
| ส่งถึงใคร | หัวหน้าหรือผู้อนุมัติ แล้วต่อไปที่จัดซื้อ | ผู้ขาย |
| ราคาที่ใส่ | ราคาที่ผู้ขอคาดไว้ | ราคาที่ตกลงกับผู้ขายแล้ว |
| ใครลงนาม | ผู้ขอและหัวหน้าหรือผู้อนุมัติ | ผู้มีอำนาจลงนามตามที่บริษัทกำหนด |
| เอกสารถัดไป | ใบ PO | ใบรับของ แล้วตามด้วยใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย |
ใบ PO ไม่ใช่เอกสารที่ผู้ขายใช้วางบิล เอกสารอื่นที่มักสับสนกับ PO มีหน้าที่ต่างกันดังนี้
| เอกสาร | ใครออก | ใช้ตอนไหน |
|---|---|---|
| ใบเสนอราคา | ผู้ขาย | เสนอราคาให้ผู้ซื้อเทียบ ก่อนออก PO |
| ใบรับของ (Goods Receipt หรือ GR) | ผู้ตรวจรับหรือคลังของผู้ซื้อ | บันทึกของที่รับจริง |
| ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี | ผู้ขาย | เรียกเก็บเงินหลังส่งของ ใบกำกับภาษีต้องมีรายการตามมาตรา 86/4 |
ขั้นตอนจาก PR ถึง PO และจ่ายเงิน ใครทำอะไร
ลำดับงานทั่วไปมี 7 ขั้น เริ่มจากแผนกที่ใช้ของเปิด PR ให้หัวหน้าอนุมัติ จัดซื้อเทียบราคาแล้วออก PO ให้ผู้มีอำนาจลงนาม ผู้ตรวจรับทำใบรับของ ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้ แล้วบัญชีตรวจเอกสาร 3 ฉบับให้ตรงกันก่อนจ่ายเงิน
- เปิดใบ PR (แผนกที่จะใช้ของ)
- อนุมัติ PR (หัวหน้าหรือผู้มีอำนาจ)
- หาผู้ขายและเทียบราคา (จัดซื้อ)
- ออกใบ PO (จัดซื้อ)
- ตรวจรับของ (ผู้ตรวจรับหรือคลัง): ทำใบรับของตามจำนวนจริง
- ส่งใบแจ้งหนี้ (ผู้ขาย)
- ตรวจ 3 เอกสารแล้วจ่าย (บัญชีเจ้าหนี้และการเงิน)
แกนของวงจรนี้ คือ PR → PO → ใบรับของ → ตรวจกับใบแจ้งหนี้ → จ่ายเงิน ขั้นอนุมัติและเทียบราคาอยู่ก่อนออก PO ส่วนใครทำขั้นไหนขึ้นกับแต่ละบริษัท
ถ้าอยากปรับขั้นตอนเหล่านี้ในทีมของคุณ อ่านต่อ: PDCA คืออะไร? วงจร 4 ขั้นตอน พร้อมตัวอย่างงานจริงและแบบฟอร์ม
Three-way match: ตรวจ 3 เอกสารก่อนจ่ายเงิน
Three-way match คือการเทียบราคาในใบแจ้งหนี้กับราคาในใบสั่งซื้อ และเทียบจำนวนในใบแจ้งหนี้กับจำนวนในใบรับของ บางบริษัทยอมให้ตัวเลขคลาดกันได้เล็กน้อยภายในเกณฑ์ที่บริษัทตั้งไว้เอง
ทำไมฝ่ายตรวจสอบขอเอกสารครบทุกใบ อ่านต่อที่ การตรวจสอบภายในคืออะไร
ตัวอย่างใบ PR และใบ PO ของการซื้อครั้งเดียวกัน
ตัวอย่างนี้ใช้การซื้อครั้งเดียวกัน ให้เห็นว่าข้อมูลเปลี่ยนอย่างไรจาก PR ไป PO ราคาที่ผู้ขอคาดไว้กลายเป็นราคาที่ตกลงกับผู้ขาย และมีข้อมูลผู้ขาย วันส่ง และเงื่อนไขชำระเงินเพิ่มเข้ามา ชื่อบริษัทและตัวเลขเป็นข้อมูลสมมติ
ตัวอย่างใบขอซื้อ (PR)
| เลขที่ PR | PR-2569-0158 |
|---|---|
| วันที่ | 5 ตุลาคม 2569 |
| แผนก / ผู้ขอ | ฝ่ายขาย / ธุรการฝ่ายขาย (ผู้จัดทำ) |
| รายการที่ 1 | กระดาษถ่ายเอกสาร A4 80 แกรม 20 รีม × 130 บาท = 2,600 บาท |
| รายการที่ 2 | หมึกพิมพ์เลเซอร์สีดำ 4 ตลับ × 900 บาท = 3,600 บาท |
| รวมราคาที่คาดไว้ | 6,200 บาท |
| เหตุผล | ของในสต็อกใกล้หมด ใช้พิมพ์ใบเสนอราคาและสัญญาลูกค้า |
| วันที่ต้องใช้ | 15 ตุลาคม 2569 |
| ลงนาม | ผู้จัดทำ · ผู้อนุมัติ (ผู้จัดการฝ่ายขาย) |
ตัวอย่างใบสั่งซื้อ (PO)
| เลขที่ PO | PO-2569-0412 |
|---|---|
| อ้างอิง PR | PR-2569-0158 |
| วันที่ | 8 ตุลาคม 2569 |
| ผู้ซื้อ | บริษัท ตัวอย่างการค้า จำกัด (ชื่อ ที่อยู่ ผู้ติดต่อฝ่ายจัดซื้อ) |
| ผู้ขาย | บริษัท ผู้ขายตัวอย่าง จำกัด (ชื่อ ที่อยู่ เลขที่ใบเสนอราคาที่อ้างอิง) |
| รายการที่ 1 | กระดาษถ่ายเอกสาร A4 80 แกรม 20 รีม × 125 บาท = 2,500 บาท |
| รายการที่ 2 | หมึกพิมพ์เลเซอร์สีดำ 4 ตลับ × 850 บาท = 3,400 บาท |
| รวมเป็นเงิน | 5,900 บาท (ยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) |
| กำหนดส่ง / สถานที่ส่ง | ภายใน 13 ตุลาคม 2569 / ห้องเก็บของ ชั้น 3 |
| เงื่อนไขชำระเงิน | ตามที่ตกลงกับผู้ขาย เช่น เครดิต 30 วันหลังรับของและได้รับใบแจ้งหนี้ |
| ลงนาม | เจ้าหน้าที่จัดซื้อ (ผู้จัดทำ) · ผู้มีอำนาจลงนาม |
| ผู้ขายรับทราบ (ถ้าบริษัทกำหนด) | ลงชื่อหรือยืนยันทางอีเมล พร้อมวันที่ |
ช่องเหล่านี้ใช้กันทั่วไป ไม่ใช่แบบฟอร์มที่กฎหมายกำหนด
เมื่อของมาไม่ตรง PO หรือต้องแก้ PO
ถ้าของที่ส่งมาไม่ตรงกับ PO ให้บันทึกจำนวนที่รับจริงไว้ในใบรับของก่อน แล้วแก้หรือยกเลิก PO ตามนโยบายของบริษัท ส่วนความต้องการใหม่ที่ไม่อยู่ใน PO เดิม ให้เปิด PR ใบใหม่
| สถานการณ์ | สิ่งที่มักทำ |
|---|---|
| ส่งไม่ครบ | ทำใบรับของตามจำนวนจริง บัญชีจ่ายตามของที่รับ |
| จำนวนคลาดเล็กน้อย | ดูว่าอยู่ในเกณฑ์ที่บริษัทยอมรับไหม ถ้าเกิน แจ้งจัดซื้อคุยกับผู้ขาย |
| ราคาเปลี่ยน | จัดซื้อแก้ PO แล้วส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติใหม่ ก่อนแจ้งผู้ขาย |
| ไม่ต้องการของแล้ว | ยกเลิก PO และแจ้งผู้ขายเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ทางอีเมล |
ถ้าผู้ขายไม่เซ็นรับ PO ให้เก็บอีเมลยืนยันแนบไว้ อย่าเซ็นแทนผู้ขายเอง
อย่าซื้อตามคำสั่งปากเปล่าโดยไม่มี PR หรือเบิกของที่แผนกหนึ่งเปิด PR ไว้ให้อีกแผนก ถ้าหัวหน้าให้ข้าม PR ลองดู วิธีปฏิเสธอย่างสุภาพ
ถ้าคุณเป็นฝ่ายขายที่ได้รับ PO
เมื่อได้รับ PO จากลูกค้า ให้ตรวจว่ามาจากผู้ซื้อจริงและตรงกับใบเสนอราคาที่คุณส่งไป ยืนยันการรับ PO เป็นลายลักษณ์อักษร ส่งของตามกำหนด แล้วออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีโดยอ้างเลขที่ PO เพื่อให้บัญชีของลูกค้าจับคู่เอกสารได้ง่าย
- ดูว่าอีเมลที่ส่ง PO มาใช้โดเมนของบริษัทลูกค้า ถ้าสงสัยโทรกลับเบอร์ที่คุณรู้จัก
- เทียบรายการ จำนวน ราคา และวันส่งกับใบเสนอราคา
- ใบกำกับภาษีที่คุณออกต้องมีรายการอย่างน้อยตาม มาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร เช่น คำว่า “ใบกำกับภาษี” ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ และชื่อ ปริมาณ มูลค่าของสินค้า
บทความนี้ไม่ครอบคลุมเรื่องภาษีหรือผลทางกฎหมายของใบสั่งซื้อ ควรถามนักบัญชีหรือที่ปรึกษากฎหมาย
งานที่ต้องเปิด PR ออก PO: ธุรการจัดซื้อและเจ้าหน้าที่จัดซื้อ
คนที่ทำงาน PR และ PO ทุกวันมีสองกลุ่มหลัก ธุรการหรือธุรการจัดซื้อมักคีย์ใบขอซื้อ ตามอนุมัติ และเก็บเอกสาร ส่วนเจ้าหน้าที่จัดซื้อหาผู้ขาย เทียบและต่อรองราคา ออกใบสั่งซื้อ และตามของจนส่งครบ
อ่านเรื่องงานธุรการและแอดมินเพิ่มเติมได้ที่ งานแอดมินคืออะไร 10 ข้อควรรู้
ดูตำแหน่งที่เปิดรับใน งานธุรการบน JOBTOPGUN เมื่อคล่องงานเอกสารแล้ว ขั้นต่อไปคือ การวางแผนการจัดซื้อ และ พัฒนาตัวเองสู่การทำงานแบบมืออาชีพ
ถ้าสัมภาษณ์ถามว่า “อธิบายขั้นตอน PR ถึง PO”
ตอบตามลำดับงานสั้น ๆ แล้วปิดด้วยสิ่งที่คุณเคยทำ เช่น
“แผนกที่ใช้ของเปิด PR ให้หัวหน้าอนุมัติ จัดซื้อเทียบราคาแล้วออก PO คลังตรวจรับของ บัญชีเทียบใบแจ้งหนี้กับ PO และใบรับของก่อนจ่ายครับ/ค่ะ ที่เดิมผม/ดิฉันคีย์ PR และตามของจากผู้ขาย”
ใส่ประสบการณ์นี้ใน Super Resume ได้ เพิ่มระบบหรืองานเอกสารที่ใช้คล่องใน “ทักษะและภาษา” › “ทักษะของฉัน” พร้อมระดับ (เชี่ยวชาญ · ชั้นสูง · ขั้นกลาง · ขั้นต้น · กำลังศึกษา)
แล้วเขียนงานจัดซื้อเป็นข้อ ๆ ใน “ผลงานที่โดดเด่น” เริ่มที่ Super Resume (เข้าสู่ระบบหรือสร้าง Super Resume ก่อนแก้ไข)
Career Tip จาก JOBTOPGUN
ทำตาราง Excel ง่าย ๆ 4 ช่อง คือ เลขที่ PR เลขที่ PO วันที่รับของ และวันที่จ่ายเงิน คุณจะเห็นคำสั่งซื้อที่ค้างได้เร็ว
และมีตัวเลขจริงไว้เล่าตอนสัมภาษณ์ เช่น จำนวน PO ที่ดูแลต่อเดือน
คำถามที่พบบ่อย
เปิด PR กับเปิด PO ต่างกันยังไง
เปิด PR คือแผนกที่จะใช้ของขออนุมัติซื้อภายในบริษัท ส่วนเปิด PO คือฝ่ายจัดซื้อสั่งของกับผู้ขายหลังจาก PR ได้รับอนุมัติแล้ว
ใบ PO ใครเป็นคนออก
ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทผู้ซื้อ หรือธุรการที่ได้รับมอบหมาย แล้วให้ผู้มีอำนาจลงนามก่อนส่งถึงผู้ขาย
ใบ PO ต้องมีลายเซ็นของผู้ขายไหม
ขึ้นกับระเบียบของบริษัทผู้ซื้อ บางแห่งให้ผู้ขายลงชื่อรับทราบ บางแห่งใช้อีเมลยืนยัน ถามฝ่ายบัญชีว่าต้องการหลักฐานแบบไหน แล้วเก็บแนบกับ PO
ใบ PO ใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม
ไม่ได้ กรมสรรพากรตอบข้อหารือไว้ว่าใบสั่งซื้อไม่ใช่ใบกำกับภาษี ถ้าผู้ขายจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษีที่มีรายการตามมาตรา 86/4 แยกต่างหาก
ไม่มีประสบการณ์ ทำเอกสาร PR PO ยากไหม
ไม่ยาก แบบฟอร์มเรียนรู้ได้เร็ว สิ่งที่ต้องฝึกคือความละเอียดและการตามงาน
พร้อมเริ่มงานสายเอกสารและจัดซื้อหรือยัง
ดูตำแหน่งที่เปิดรับตอนนี้ได้ที่ หางานจัดซื้อ และ หางานธุรการ บน JOBTOPGUN
แหล่งอ้างอิง
- กรมสรรพากร, ข้อหารือเลขที่ กค 0702/พ./189 ภาษีมูลค่าเพิ่ม กรณีรายการในใบสั่งซื้อสินค้า: rd.go.th/40710.html
- กรมสรรพากร, ประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4: rd.go.th/5208.html
- กรมบัญชีกลาง (e-GP), ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560: gprocurement.go.th
- สำนักงานราชบัณฑิตยสภา, ฐานข้อมูลศัพท์บัญญัติ (ค้นคำ purchase order และ public relations)
